Lleoliad: O bell - Hybrid
Ystafell Bwyllgora 5, Tŷ Hywel a thrwy Microsoft Teams
Dyddiad y cyfarfod: Dydd Mercher 7 a dydd Iau, 8 Gorffennaf 2021
Amser y cyfarfod: 9.30 - 16.30
|
Categori |
Enwau |
|
Aelodau’r Bwrdd: |
Dr Elizabeth Haywood (Cadeirydd); Michael Redhouse; Jane Roberts; Hugh Widdis; |
|
Ysgrifenyddiaeth: |
Lleu Williams, Clerc; Huw Gapper, Clerc; Ruth Hatton, Dirprwy Glerc; Anna Daniel, Uwch-gynghorydd; Craig Griffiths, Cynghorydd Cyfreithiol; Joanna Adams, Cymorth Busnes i’r Aelodau; Tom Jackson, Trawsnewid Strategol, Comisiwn y Senedd; David Lakin, Trawsnewid Strategol, Comisiwn y Senedd; Siwan Davies, Cyfarwyddwr Busnes y Senedd, Comisiwn y Senedd; Huw Williams, Prif Gynghorydd Cyfreithiol, Comisiwn y Senedd Laurian Hubbard, Pennaeth Ymgysylltu, Comisiwn y Senedd Laura Williams, Pennaeth Cyfathrebu, Comisiwn y Senedd |
|
Eraill yn bresennol (ar gyfer eitemau cynllunio strategaeth) |
Meirion Thomas, Hwylusydd Allanol ar gyfer cynllunio'r strategaeth; David Hanson, yr ymgeisydd a ffefrir ar gyfer y sedd wag ar y Bwrdd |
1 Sesiwn 1: Cynllunio strategaethau(9.30 - 11.00)
Cyflwyniad y Cadeirydd
1.1 Croesawodd y Cadeirydd bawb i’r cyfarfod.
1.2 Mynegodd y Bwrdd eu cydymdeimlad dwysaf â theulu Carys Evans, clerc blaenorol y Bwrdd, yn dilyn ei marwolaeth. Cytunodd y Bwrdd i roi gwybod i aelodau blaenorol y Bwrdd er mwyn rhoi cyfle iddynt hwythau hefyd anfon eu cydymdeimlad.
1.3 Cyflwynodd y Cadeirydd David Henson a’i groesawu i’r cyfarfod. Yn dilyn y cyfweliadau a gynhaliwyd yn ddiweddar, eglurodd y Cadeirydd mai David oedd yr ymgeisydd a ffefrir ar gyfer y sedd wag ar y Bwrdd. Nododd y Bwrdd y bydd angen i'r Comisiwn gymeradwyo penodiad David yn ffurfiol ac y bydd angen cynnal yr holl wiriadau fetio a chlirio angenrheidiol. Y bwriad yw i David ymuno â'r Bwrdd fel aelod llawn yn y cyfarfod ym mis Medi. Esboniodd y Cadeirydd y byddai David yn bresennol ar gyfer y gwaith o gynllunio strategaeth ond y byddai'n gadael yn ystod cyfarfod ffurfiol y Bwrdd.
1.4 Cyflwynodd y Cadeirydd Meirion Thomas a’i groesawu i’r cyfarfod. Penodwyd Meirion yn hwylusydd allanol i'r Bwrdd ac mae’n cyfrannu at y gwaith o ystyried a datblygu’r strategaeth.
1.5 Neilltuwyd gweddill yr agenda, ar wahân i’r materion a amlinellir isod, ar gyfer cynllunio strategaeth y Bwrdd.
2 Sesiwn 2: Cynllunio strategaethau (11.30 - 13.00)
3 Sesiwn 3: Sesiwn galw heibio gyda'r Aelodau (15:00 - 16:30)(15:00 - 16:30)
4 Sesiwn 4: Cynllunio strategaethau (10.00 - 10.30)
5 Sesiwn 5: Cynllunio strategaethau (11:00 - 12:00)
6 Sesiwn 6: Cynllunio strategaethau (13:00 - 14:00)
7 Sesiwn 7: Cyfarfod y bwrdd
Papur 1 - Cofnodion; Papur 2 - Papur Diweddaru
7.1 Cymeradwyodd y Bwrdd gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 27 Mai 2021.
7.2 Trafododd y Bwrdd y materion a gododd yr Aelodau yn ystod y sesiwn galw heibio a gynhaliwyd y diwrnod blaenorol.
7.3 Trafododd y Bwrdd y wybodaeth ddiweddaraf am y cymorth sydd ar gael i’r Aelodau yng nghyswllt Covid-19 a nododd y byddai Llywodraeth Cymru yn adolygu’r cyfyngiadau ar 14 Gorffennaf.
7.4 Trafododd y Bwrdd y sylwadau a oedd wedi dod i law ynghylch agor ac ailagor swyddfeydd. Cytunodd y Bwrdd i dynnu sylw at Gronfa Dychwelyd i Swyddfeydd yn dilyn Covid-19 a sut y gall yr Aelodau gael y cymorth ariannol a gynigir.
7.5 Trafodwyd hefyd newidiadau strwythurol ehangach, a mwy arwyddocaol i gynllun y swyddfeydd, gan ystyried a fyddai modd eu cynnwys yng nghwmpas y Gronfa Dychwelyd i Swyddfeydd yn dilyn Covid-19. Roedd y Bwrdd yn sylweddoli y byddai rhai o’r Aelodau efallai’n cael problemau penodol wrth sicrhau bod eu swyddfeydd yn ddiogel o ran Covid. Nododd y Bwrdd ei bod yn debygol y bydd cyfyngiadau ar allu'r Aelodau i ymgymryd â newidiadau o’r fath fel lesddeiliaid. Yn unol â chyfarwyddyd Llywodraeth Cymru i gymryd “mesurau rhesymol”, roedd y Bwrdd o'r farn y bydd angen i Asesiadau Risg yr Aelodau ystyried amrywiol opsiynau i weithio mor hyblyg â phosibl yng nghyd-destun cyfyngiadau strwythurol eu swyddfeydd. Nodwyd y gallai’r Aelodau hawlio arian o’r Gronfa Costau Swyddfa a Chysylltu ag Etholwyr os oedd angen cyngor a barn arbenigol arnynt i baratoi eu hasesiadau risg.
7.6 Cytunodd y Bwrdd y byddai’n ddefnyddiol cael tystiolaeth uniongyrchol gan yr Aelodau, yn enwedig mewn perthynas â’r cymorth sydd ei angen arnynt i agor ac ailagor swyddfeydd mewn modd sy’n “ddiogel o ran Covid”. I'r perwyl hwnnw, cytunodd y Bwrdd i adolygu'r darpariaethau sydd ar gael i’r Aelodau i’w cynorthwyo â gofynion Covid yn y cyfarfod ym mis Medi a gwahodd yr Aelodau i rannu gwybodaeth i'r Bwrdd ei hystyried.
7.7 Trafododd y Bwrdd y wybodaeth ddiweddaraf am ymgysylltu â’r Aelodau dros doriad yr haf a chyn y cyfarfod ym mis Medi. Hefyd, cytunodd y Bwrdd i gynnal sesiynau galw heibio i’r Aelodau yn fwy rheolaidd, sef unwaith bob tymor.
7.8 Nododd y Bwrdd y wybodaeth ddiweddaraf am lansio’i wefan newydd.
7.9 Cytunodd y Bwrdd ar ei flaenraglen waith tan fis Ionawr 2022.
Camau i’w cymryd:Yr ysgrifenyddiaeth i:
- drefnu i gyhoeddi cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd fis Mai;
- rhoi gwybodaeth i’r Bwrdd i’w alluogi i adolygu’r darpariaethau sydd ar gael i’r Aelodau a’u swyddfeydd, mewn perthynas â Covid-19;
- gofyn am dystiolaeth gan yr Aelodau yng nghyswllt cymorth i fodloni gofynion Covid-19;
- cwblhau’r rhaglen o ymweliadau â’r Aelodau a’u swyddfeydd;
- trefnu sesiynau galw heibio i'r Aelodau yn y dyfodol, a chynnal y nesaf yn nhymor yr hydref;
- trefnu cyfarfodydd i’r Cynrychiolwyr yn ystod y cyfarfod ym mis Medi;
- anfon lincs i’r fersiynau terfynol o’r wefan newydd at aelodau’r Bwrdd a threfnu iddi fynd yn fyw pan fydd yn barod.
Papur 3 - Tâl Cadeiryddion y Pwyllgorau
7.10 Trafododd y Bwrdd y wybodaeth ddiweddaraf gan Siwan Davies, Cyfarwyddwr Busnes y Senedd am sefydlu pwyllgorau, fel y cytunwyd gan y Senedd dros yr wythnosau diwethaf. Cafodd y Bwrdd hefyd wybod am gyd-destun penderfyniadau’r Pwyllgor Busnes mewn perthynas â chylchoedd gwaith y pwyllgorau a’u hamserlenni.
7.11 Nododd y Bwrdd y cyngor cyfreithiol gan Huw Williams, y Prif Gynghorydd Cyfreithiol, ar gymhwyso'r Penderfyniad a'i allu i weithredu ei benderfyniadau ar y cyflogau sy'n daladwy i ddeiliaid swyddi ychwanegol o’r dyddiad y cawsant eu penodi.
7.12 O ystyried cylch gwaith a chyfrifoldebau cadeiryddion y pwyllgorau, a phwysigrwydd rôl holl bwyllgorau’r Senedd yn y gwaith o ddwyn y Llywodraeth i gyfrif a chyflawni swyddogaethau’r Senedd, penderfynodd y Bwrdd y bydd yr holl gadeiryddion a gaiff eu hethol ar ôl 29 Mehefin yn gallu hawlio’r gyfradd uwch o £13,741 y flwyddyn. Cytunodd y Bwrdd y byddai’r tâl hwnnw’n daladwy o’r dyddiad y cawsant eu hethol yn gadeirydd, sef 29 Mehefin.
7.13 Cytunodd y Bwrdd hefyd i gadw'r ddwy gyfradd o dâl ar gyfer cadeiryddion y pwyllgorau fel y nodwyd yn y Penderfyniad i'w defnyddio yn y dyfodol os bydd angen gwneud hynny yn ystod tymor y Senedd hon.
Camau i’w cymryd:Yr ysgrifenyddiaeth i:
- ysgrifennu at gadeiryddion yr holl bwyllgorau i roi gwybod iddynt am benderfyniad y Bwrdd;
- ysgrifennu at Gadeirydd y Pwyllgor Busnes yn amlinellu penderfyniadau’r Bwrdd;
- rhoi gwybod i dîm Cymorth Busnes i’r Aelodau am y penderfyniad, i ganiatáu iddynt wneud y trefniadau angenrheidiol i dalu’r cadeiryddion.
Papur 4 - Adroddiad Blynyddol
7.14 Trafododd y Bwrdd ei adroddiad blynyddol ar gyfer y flwyddyn ariannol ddiwethaf a chytuno arno. Cytunodd hefyd y byddai'n cymeradwyo'r dadansoddiad terfynol o gostau drwy’r e-bost unwaith y byddent ar gael.
Camau i’w cymryd:Yr ysgrifenyddiaeth i:
- drefnu i gyfieithu a pharatoi'r adroddiad i'w gyhoeddi, gyda'r bwriad o'i osod gerbron y Senedd ddiwedd mis Gorffennaf;
- trefnu i aelodau blaenorol y Bwrdd gytuno ar y dadansoddiad o’u costau tra oeddent yn aelodau o’r Bwrdd, cyn eu cyhoeddi.
8 Session 8: Strategy planning - wrap up and conclusions (16:15 - 16:30)